Il existe plusieurs méthodes pour limiter les risques liés aux impayés ou à l'encaissement tardif du montant porté sur les factures.

1°) Solvabilité du client

Pour la plupart des contrats, il suffit de se renseigner auprès des greffes des Tribunaux de commerce, de l'INPI ou de l'INSEE. Le site Internet www.societe.com permet d'avoir accès aux chiffres clés de l'entreprise et ce gratuitement. L'inconvénient de ce type de service est lié au décalage entre l'établissement des comptes et leur publication. Au reste, un assez grand nombre de petites sociétés ne déposent pas leurs comptes.

S'agissant d'un contrat dont les montants en jeu sont importants, il est possible de s'assurer de la solvabilité de l'entreprise cliente, lorsqu'on dispose du numéro de Registre du Commerce et des Sociétés, en faisant tirer " les états d'endettement " de cette société (service payant, proposé sur www.infogreffe.fr) afin de connaître les inscriptions qui auraient été prises, par exemple, par l'URSSAF ou l'administration fiscale.

2°) Sélection

Après s'être informé sur la solvabilité de l'entreprise, une sélection doit être judicieusement opérée, en écartant les clients qui présentent trop de risques quant au recouvrement des créances.

L'expérience démontre en effet qu'il est préférable de se priver d'un client qui représenterait 5 % de son chiffre d'affaires, plutôt que d'exposer des frais importants en amputant, de manière certaine, son résultat net comptable.

La méthode consiste à exiger, face à client dont la solvabilité est douteuse, le paiement d'une provision qui couvre, à tout le moins, l'ensemble des charges fixes et variables qui seront exposées pour réaliser la prestation demandée (en général environ 50 % du montant total de la facture). Si le client refuse, inutile de persister.

3°) Preuves écrites

Il convient, ensuite, d'établir des documents qui permettent de pré-constituer des preuves écrites de l'accord du client sur la réalisation des prestations et du calendrier convenu.

En pratique, le bon de commande qui est établi par le client lui-même est souvent moins efficace qu'un devis très détaillé retourné avec la signature du client, qu'il convient d'exiger.

Bien entendu, les conditions générales doivent apparaître sur le devis ou le bon de commande de manière suffisamment apparente (caractères) afin qu'elles soient opposables au client.

4°) Pénalités de retard

Afin d'éviter non seulement les défaillances de paiement, mais également les retards de paiement, il est souvent utile de prévoir, dans les conditions générales, des pénalités de retard supérieures à l'intérêt légal (par exemple 1,5 fois le taux de l'intérêt légal).

La clause qui subordonne les nouvelles prestations au paiement intégral des premières factures peut, également, avoir un rôle dissuasif.

Il est souvent très utile, également, de prévoir, notamment lorsque la prestation s'échelonne sur une certaine durée, une clause résolutoire en cas de retard de paiement supérieur à quinze jours ou un mois, une semaine ou quinze jours après l'envoi d'une lettre recommandée avec demande d'avis de réception.

5°) Clause pénale

A l'instar des organismes de crédit-bail, il est tout à fait possible de prévoir une clause pénale très dissuasive en cas de non-paiement ou de retard de paiement. La clause pénale conduit au paiement d'une indemnité forfaitaire assez élevée destinée à réparer le préjudice causé par le retard.

6°) Mise en demeure

En cas de grand retard de paiement, en dépit de plusieurs relances par courrier simple (et non par téléphone) , il convient d'adresser au client, une mise en demeure d'avoir à exécuter ses obligations.

Cette mise en demeure, qu'il est préférable d'adresser par lettre recommandée avec demande d'avis de réception (tant que l'e-mail signé et certifié n'aura pas la même valeur probante) en indiquant que cette mise en demeure produit les effets prévus à l'article 1153 du Code civil (intérêts de retard) et qu'à défaut, une action en justice pourra être engagée afin d'obtenir le paiement.

Si ces mesures sont insuffisantes et que des interventions amiables auprès du client demeurent infructueuses, il sera alors possible de saisir la juridiction compétente, le cas échéant, dans le cadre d'une procédure d'urgence (référé) lorsque le contrat aura été matérialisé par un acte clair et détaillé et que la réalisation des prestations selon le calendrier prévu ne prête pas à discussion.